Η διαχείριση δεδομένων περιλαμβάνει όλες τις πειθαρχίες σχετικές με τη διαχείριση των στοιχείων ως πολύτιμο πόρο. Ο επίσημος ορισμός που παρέχεται από DAMA είναι ότι «η διαχείριση των πόρων στοιχείων είναι η ανάπτυξη και η εκτέλεση των αρχιτεκτονικών, των πολιτικών, των πρακτικών και των διαδικασιών που διαχειρίζονται κατάλληλα τις πλήρεις ανάγκες κύκλου της ζωής στοιχείων μιας επιχείρησης.» Αυτός ο ορισμός είναι αρκετά ευρύς και καλύπτει διάφορα επαγγέλματα που μπορούν να μην έχουν την άμεση τεχνική επαφή με τις χαμηλότερες πτυχές της διαχείρισης δεδομένων, όπως η διαχείριση σχεσιακής βάσης δεδομένων.

Η διαχείριση βάσεων δεδομένων, που είναι επίσης γνωστή ως διοίκηση στοιχείων είναι η συνολική διαδικασία, και όλων των στοιχείων και των καταχωρήσεων στη βάση δεδομένων. Είναι προγραμματισμένο για να παραγάγει τις επιθυμητές πληροφορίες ή για να δοθεί την πρόσβαση στα συγκεντρωμένα και προστατευτικά στοιχεία μιας επιχείρησης, μιας ταυτότητας ή μιας οργάνωσης. Οι τύποι ποικίλλουν από την επιχείρηση, την ταυτότητα και την οργάνωση που εφαρμόζεται.

Ένα σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων (ΠΔΒΔ (πρόγραμμα διαχείρησης βάσεων δεδομένων)) είναι ένα σύστημα ή ένα λογισμικό με σκοπό να διαχειριστεί μια βάση δεδομένων, και να τρέξει τις διαδικασίες στα στοιχεία που ζητούνται από τους πολυάριθμους πελάτες. Τα χαρακτηριστικά παραδείγματα της χρήσης ΠΔΒΔ (πρόγραμμα διαχείρησης βάσεων δεδομένων) περιλαμβάνουν τη λογιστική, τα ανθρώπινα δυναμικά και τα συστήματα υποστήριξης πελατών. Το DBMSs έχει προκύψει πιό πρόσφατα ως αρκετά τυποποιημένο μέρος οποιουδήποτε πίσω γραφείου επιχείρησης.

Το ΠΔΒΔ (πρόγραμμα διαχείρησης βάσεων δεδομένων) δέχεται τα αιτήματα για τα στοιχεία από το πρόγραμμα εφαρμογής και καθοδηγεί το λειτουργικό σύστημα για να μεταφέρει τα κατάλληλα στοιχεία.

Όταν ένα ΠΔΒΔ (πρόγραμμα διαχείρησης βάσεων δεδομένων) χρησιμοποιείται, τα συστήματα πληροφοριών μπορούν να αλλάξουν ευκολότερα καθώς οι ανάγκες σε πληροφορίες της οργάνωσης αλλάζουν. Οι νέες κατηγορίες στοιχείων μπορούν να προστεθούν στη βάση δεδομένων χωρίς διάσπαση στο υπάρχον σύστημα.

Οι οργανώσεις μπορούν να χρησιμοποιήσουν ένα είδος του ΠΔΒΔ (πρόγραμμα διαχείρησης βάσεων δεδομένων) για την καθημερινή επεξεργασία κατά δοσοληψία και να κινήσουν έπειτα τη λεπτομέρεια επάνω σε έναν άλλο υπολογιστή που χρησιμοποιεί ένα άλλο ΠΔΒΔ (πρόγραμμα διαχείρησης βάσεων δεδομένων) που ταιριάζει καλύτερα για τις τυχαίες έρευνες και την ανάλυση. Οι γενικές αποφάσεις σχεδίου συστημάτων εκτελούνται από τους διοικητές στοιχείων και τους αναλυτές συστημάτων. Το λεπτομερές σχέδιο βάσεων δεδομένων εκτελείται από τους διοικητές βάσεων δεδομένων.

Οι κεντρικοί υπολογιστές βάσεων δεδομένων είναι ειδικά σχεδιασμένοι υπολογιστές που κρατούν τις πραγματικές βάσεις δεδομένων και τρέχουν μόνο το ΠΔΒΔ (πρόγραμμα διαχείρησης βάσεων δεδομένων) και το σχετικό λογισμικό. Οι κεντρικοί υπολογιστές βάσεων δεδομένων είναι συνήθως υπολογιστές πολυεπεξεργαστών, με τις σειρές δίσκων του cRaid που χρησιμοποιούνται για τη σταθερή αποθήκευση. Συνδεμένοι με έναν ή περισσότερους κεντρικούς υπολογιστές μέσω ενός μεγάλου καναλιού, οι επιταχυντές βάσεων δεδομένων υλικού επίσης χρησιμοποιώ στα μεγάλα περιβάλλοντα επεξεργασίας κατά δοσοληψία όγκου.

Τα ΠΔΒΔ (πρόγραμμα διαχείρησης βάσεων δεδομένων) βρίσκονται στην καρδιά των περισσότερων εφαρμογών βάσεων δεδομένων. Μερικές φορές DBMSs χτίζεται γύρω από έναν ιδιωτικό πολλαπλών καθηκόντων πυρήνα με την ενσωματωμένη υποστήριξη δικτύωσης αν και σήμερα αυτές οι λειτουργίες αφήνονται στο λειτουργικό σύστημα.